העברת משרד יכולה להיות פרויקט של ממש עם מורכבויות ואתגרים. התהליך דורש תכנון נכון וביצוע קפדני כשהמטרה היא לעבור למקום החדש כשכל החפצים בשלמותם ובמינימום הפסד של ימי עבודה. במטרה לעזור לכם לצמצם את תקופת המעבר כתבנו את המדריך להעברת משרד בצורה יעילה.

המשימה שעומדת לפניכם עלולה לעורר רגשות שונים ודאגה בנוגע לתפקוד המשרד. אין זה משנה אם אתם עובדים לבד או בצוות, דעו שתכנון נכון וביצוע מתאים יחסכו לכם רבות ויאפשרו לכם לחזור לתפקוד מלא במהירות.

תכנון המעבר בצורה הנכונה

העברת משרד בצורה יעילה מתחילה מתכנון מתאים. כדאי לחשוב לאן אתם עוברים, להבין כמה חפצים עוברים אתכם ולקבוע את יום המעבר בצורה שתתאים לכם. רוב העסקים מעדיפים לבצע את המעבר בימי חמישי ואם הדבר אפשרי, בצוהריים וזאת כדי להימנע ממעבר ביום עבודה. כך תוכלו לנצל את יום שישי לסידור המשרד החדש ולהתחיל בשגרה החדשה ביום ראשון. ככל שתקפידו לתאם את המעבר עם חברת ההובלה מוקדם יותר כך סביר להניח שתוכלו לבחור את התאריך המתאים לכם ביותר.

אריזה נכונה ויעילה

נקודה שחשוב שתביאו בחשבון היא האריזה לצורך ההובלה. ככל שהמשרד שלכם גדול יותר כך תצטרכו להשקיע יותר זמן באריזה. כדי לחסוך לעצמכם זמן (ששווה כסף כמובן) כדאי מאד שתחליטו מראש מה אתם מעבירים ומה לא וכדאי לבקש מחברת ההובלה לבצע את האריזה עבורכם. החברה תוכל לקבל מכם הוראות בנוגע לחפצים שעוברים ולמיקום שהם אמורים לעבור אליו במשרד החדש.

פניה למובילים בזמן

אל תשאירו את ההתקשרות עם המובילים לרגע האחרון. אתם רוצים להעביר את המשרד ביעילות, ביום שמתאים לכם, במינימום התעסקות. לכן, בקשו הצעת מחיר מראש, בררו האם החברה יכולה לבצע את האריזה עבורכם ודאגו לחומרי אריזה אם אתם אורזים לבד או אם ישנם חפצים שתרצו להעביר בעצמכם. בדקו את פניות החברה, כמה מובילים יגיעו, קבלו הצעת מחיר מסודרת ואל תשכחו לוודא כי לחברה יש ביטוח מתאים.

הכינו את הצוות להעברת משרד בצורה יעילה

אם אתם לא עובדים לבדכם במשרד כדאי מאד שתשקיעו זמן בהדרכת הצוות בכל הנוגע לתהליך ההעברה. עבדו עם לוח זמנים והגדירו את הזמן בו כולם צריכים לפנות את החפצים האישיים שלהם. אם יש צורך למכור חלק מהריהוט דאגו לתאם זאת עם הקונים במועד שמתאים לכך וליידע את העובדים בכך. עדכנו את הצוות שלכם בכל התהליך, מה התפקיד של כל אחד וכיצד תתבצע החזרה לשגרה.